De uitdaging: servicebeheer zonder overzicht kost tijd en geld

In de wereld van domotica draait alles om slimme technologie. Toch werken veel domoticabedrijven nog verrassend onhandig als het gaat om hun eigen servicebeheer. Een serviceaanvraag komt binnen via e-mail of telefoon, iemand noteert ze in een Excel-bestand, de technieker krijgt een bericht — en ergens onderweg gaat tijd of informatie verloren.

Resultaat?

• Klanten wachten te lang op een antwoord

• Techniekers rijden met onvolledige info

• Facturen worden te laat of onvolledig opgemaakt

• De planning loopt in het honderd

Kortom: een proces dat beter kan!

De oplossing: geautomatiseerde service-opvolging

Geautomatiseerde service-opvolging betekent dat alle stappen in het proces — van melding tot factuur — digitaal en automatisch verlopen. Een goed softwaresysteem voor domoticabedrijven zorgt voor een slimme workflow waarin niets verloren gaat.

Zo werkt het:

1. Serviceaanvraag komt binnen via een formulier, e-mail of app

2. Automatische registratie in het systeem, gekoppeld aan de juiste klant en installatie

3. Automatische planning: de software stelt beschikbare techniekers voor

4. Technieker krijgt melding met details, locatie en historiek

5. Na de interventie registreert hij alles via tablet of smartphone

6. Factuurvoorstel wordt automatisch gegenereerd

Wat vroeger uren per week kostte, gebeurt nu in minuten — zonder fouten.

Drie directe voordelen voor domoticabedrijven

1. Minder administratie, meer installaties

Met automatische opvolging hoef je niet langer elk serviceverzoek handmatig te registreren of mails op te sporen.
De software doet het voor jou — en dat bespaart niet alleen tijd, maar ook frustratie.

2. Snellere en betere klantenservice

Klanten verwachten snelle communicatie. Door alles digitaal te beheren, kun je sneller antwoorden, interventies inplannen en statusupdates geven.
Elke technieker weet exact wat er moet gebeuren, met toegang tot vorige interventies, garantieperiodes en gebruikte onderdelen.

3. Betere cashflow door automatische facturatie

Een interventie die automatisch doorloopt naar facturatie betekent dat je geen inkomsten meer mist.
De software maakt op basis van geregistreerde werkuren en materialen een factuurvoorstel dat meteen klaarstaat voor verzending.

Slimme integraties maken het verschil

De beste oplossingen koppelen servicebeheer aan andere bedrijfsprocessen:

• CRM: klantinformatie en historiek altijd up-to-date

• Voorraadbeheer: gebruikte onderdelen automatisch afgeboekt

• Planningstool: techniekers worden efficiënt ingepland

• Boekhouding: facturen direct verwerkt

Zo ontstaat één geïntegreerd systeem — een echte digitale ruggengraat voor je domoticabedrijf.

Praktijkvoorbeeld: van chaos naar controle

Een domotica-installateur met 15 medewerkers gebruikte tot voor kort Excel en WhatsApp voor service-opvolging.
Elke week ging er bijna 10 uur verloren aan het zoeken, bellen en dubbel invoeren van gegevens.

Na de overstap naar geautomatiseerde service-opvolging:

• Worden serviceaanvragen automatisch toegewezen

• Zien klanten realtime updates in een klantenportaal

• Worden facturen binnen 24 uur na de interventie verzonden

Resultaat: tot 30% tijdsbesparing én tevredener klanten.

Kortom, digitaliseer je service-opvolging, win tijd en klanten

Domoticabedrijven investeren dagelijks in slimme technologie bij hun klanten — het is tijd om ook intern slimmer te werken.
Met geautomatiseerde service-opvolging hou je controle over je planning, verbeter je de klanttevredenheid en verhoog je je rendement.

Wil je ontdekken hoe Hello Digital met de IAMD bedrijfssoftware service-opvolging in domotica automatiseert?

Kris Van Looy

Artikel werd geüpdate op 10 november 2025