De uitdaging
Prof@Work werkte al digitaal, maar haalde onvoldoende voordeel uit zijn bestaande manier van werken. Het opmaken van offertes nam nog te veel tijd in beslag en de mogelijkheden voor calculatie werden slechts beperkt benut.
Daarnaast was er behoefte aan ondersteuning die verder ging dan alleen het technisch beschikbaar stellen van software. Het team zocht een partner die vragen kon beantwoorden, actief kon meedenken en de oplossing kon afstemmen op de praktijk van een dakwerkersbedrijf.
De doelstellingen waren duidelijk:
- 01
Sneller en consistenter offertes opmaken
- 02
Minder informatie manueel invoeren
- 03
Nauwkeuriger calculeren
- 04
Beter inzicht krijgen in kosten en marges
- 05
Ondersteuning krijgen tijdens en na de implementatie
Een geleidelijke overstap
In plaats van alle processen onmiddellijk te veranderen, werd IAMD stap voor stap ingevoerd. Zo kon het team vertrouwd raken met de nieuwe werkwijze zonder de dagelijkse werking te verstoren.
Eerst werden de bestaande processen in kaart gebracht. Hoe werden aanvragen verwerkt? Welke informatie was nodig om een offerte op te maken? Welke materialen, werkzaamheden en prijzen kwamen regelmatig terug?
Op basis daarvan werd IAMD ingericht volgens de concrete noden van het bedrijf. Veelgebruikte gegevens werden gestructureerd en herbruikbaar gemaakt, zodat offertes sneller en op een uniforme manier konden worden opgebouwd.
Sneller offertes opmaken
De eerste grote winst was zichtbaar in het offerteproces. Dankzij een duidelijkere structuur en herbruikbare onderdelen hoefde het team niet langer iedere offerte volledig vanaf nul op te bouwen.
Prijzen, werkzaamheden en omschrijvingen konden gemakkelijker worden teruggevonden en opnieuw gebruikt. Hierdoor werden offertes niet alleen sneller opgesteld, maar kregen ze ook een meer consistente en professionele uitstraling.
De medewerkers leerden de mogelijkheden van IAMD geleidelijk beter kennen. Door de werkwijze regelmatig te evalueren en bij te sturen, werd het offerteproces steeds efficiënter.
De volgende stap: nauwkeuriger calculeren
Toen het offerteproces goed zat, verschoof de aandacht naar calculatie. Het bedrijf wilde niet alleen sneller een verkoopprijs kunnen bepalen, maar ook beter begrijpen hoe die prijs was opgebouwd.
In IAMD werden materialen, werkuren, onderaanneming en andere kosten nauwkeuriger verwerkt. Daardoor kreeg het bedrijf meer inzicht in de verwachte kostprijs en marge van ieder project.
Deze stap maakte de kracht van IAMD pas echt zichtbaar. De software werd niet langer uitsluitend gebruikt om documenten op te maken, maar groeide uit tot een instrument waarmee het bedrijf betere beslissingen kon nemen.
Ondersteuning die meegroeit
Een goede implementatie stopt niet wanneer de software is ingesteld. Ook na de opstart bleven ondersteuning en begeleiding belangrijk.
Vragen uit de dagelijkse praktijk werden gebruikt om de inrichting verder te verfijnen. Wanneer het team nieuwe mogelijkheden wilde benutten, werd samen bekeken hoe die het best konden worden toegepast.
Door die blijvende ondersteuning kon het bedrijf in zijn eigen tempo groeien. Eerst lag de focus op sneller werken, daarna op nauwkeuriger calculeren en vervolgens op het steeds beter benutten van de beschikbare informatie.
Het resultaat
Vandaag gebruikt Prof@Work het IAMD ERP veel breder dan bij de start. Het offerteproces verloopt sneller en gestructureerder, terwijl calculaties een duidelijker beeld geven van de werkelijke kosten en verwachte marges.
De belangrijkste resultaten:
Offertes worden sneller opgesteld
We werken met offertesjablonen en producten uit onze databank
Terugkerende gegevens kunnen eenvoudiger worden hergebruikt
We kopiëren makkelijk uit een voorgaande offerte of gebruiken een template voor herhalende zaken
De kans op fouten en vergeten onderdelen is kleiner
Prijzen worden steeds correct ingeladen
Kostprijzen worden nauwkeuriger berekend
Met tussentotalen en indicatie van negatieve marges weten we direct waar het mis kan lopen
Er is meer inzicht in marges en rendabiliteit
Onze marge is steeds zichtbaar
Blijven rekenen op ondersteuning en verdere optimalisatie
Hello Digital ondersteunt ons zoals het hoort. Geen vraag is te veel.
Wat begon als een overstap naar een nieuwe bedrijfsoplossing, groeide zo uit tot een verbetering van de dagelijkse werking.
We zijn begonnen met het sneller opmaken van offertes. Ondertussen gebruiken we het IAMD ERP ook veel uitgebreider voor onze calculaties en ondervinden we nog elke dag opnieuw hoeveel mogelijkheden het systeem ons nog te bieden heeft.
Ook meer grip op offertes en calculaties?
Een goede digitale oplossing moet niet alleen aansluiten bij je werking van vandaag, maar ook kunnen meegroeien met je bedrijf.
We bekijken samen waar tijd verloren gaat, richten de oplossing praktisch in en begeleiden je team bij iedere volgende stap.